安装好PowerPoint软件（以下简称PPT），我们就正式开学啦！打开软件，看看它都有哪些功能吧！

先学习新建和保存PPT文件。这里提醒初学者，养成随手保存的好习惯很重要哦！

◎ 新建PPT文件

在计算机桌面上双击图标打开PowerPoint软件，在界面中选择“空白演示文稿”选项，即可新建一个PPT文件，其默认名称为“演示文稿1”。

提示

本书中提到的“单击”“双击”均指鼠标左键操作。

◎ 保存PPT文件

执行“文件>另存为”命令，在“另存为”窗口中设置保存位置为“这台电脑”，输入文件名，单击“保存”按钮，即可保存PPT文件。也可以按快捷键Ctrl+S快速保存PPT文件。

在这里，单击“PowerPoint演示文稿（*.pptx）”下拉按钮，可以在弹出的下拉列表中选择想要的文件格式。

提示

重要的事情再说一遍，在制作PPT的过程中，一定要养成随手保存的好习惯哦！否则一旦遭遇断电或“死机”，导致文档丢失，可就要“泪奔”了！

常用的PPT文件格式有以下5种。

新建一个PPT文件，然后熟悉其各个功能区域，包括幻灯片编辑区、缩略图区、功能区、快速访问工具栏、备注框、状态栏等。

◎ 幻灯片编辑区

在幻灯片编辑区可通过输入文字、添加图片等进行排版设计，并可直观地看到制作效果。

◎ 缩略图区

幻灯片编辑区左侧是所有幻灯片的缩略图区。

选中其中一张缩略图后，可进行以下两种操作。

按Enter键可以新建一张幻灯片。

按Delete键可以删除一张幻灯片。

将鼠标指针移动到缩略图区和幻灯片编辑区的分界线位置，待鼠标指针变成左右箭头时，左右拖动分界线可以调整幻灯片编辑区的大小。

如果一直向左拖动缩略图区和幻灯片编辑区的分界线，缩略图最终会隐藏。

提示

经常有初学者“弄丢”缩略图，向右拖动缩略图区和幻灯片编辑区的分界线就可以找回来哦！

◎ 功能区

PPT的各种功能选项都展示在这里，单击选项卡名，就可以切换到对应的选项卡。

◎ 快速访问工具栏

功能区左上方的横条称“快速访问工具栏”。

在常用功能图标上右击，在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”选项，就可以把该功能添加到快速访问工具栏。

◎ 备注框

可以在备注框中给幻灯片添加备注提示。播放幻灯片时，备注提示对观众不可见，对演示者本人可见。

备注框的大小可以通过上下拖动备注框边缘线的方式来调整。单击备注框下方的图标，可以快速显示或隐藏备注框。

◎ 状态栏

显示幻灯片的状态信息：左侧显示幻灯片的当前张数和总张数，右侧则显示幻灯片的不同视图模式和缩放比例。

• 视图

“显示器设置”右侧的4个图标代表4种视图模式，即普通、幻灯片浏览、读取视图、幻灯片放映。默认状态下为普通模式，单击图标可切换到相应视图模式。

• 调节幻灯片视图大小

拖动缩放比例滑块可调节幻灯片视图大小：向左拖动缩小视图，向右拖动放大视图。

单击按钮可缩小幻灯片，单击按钮可放大幻灯片；单击按钮，可在弹出的“缩放”对话框中选择显示比例，或直接输入数字来调整幻灯片的大小；单击按钮，按当前窗口调整幻灯片大小。

PPT是一个演示工具，它可以帮助我们更好地分享自己的观点，如做工作汇报、产品介绍、教学课件等。制作PPT时可以加入文字、图片、视频、音乐等素材，让内容演示更加形象、生动。

PPT只是表达观点的工具，一切还应从内容出发。无论是工作总结、商务汇报，还是教学课件，制作PPT前都要先拟写文案提纲，然后根据文案需要确定风格，接着搜集相关素材，再进行美化排版，最后校对检查有无错漏。

下面以工作型PPT的制作为例进行讲解。按照上述制作步骤，来看看都需要准备哪些素材吧！

◎ 梳理文案提纲

梳理PPT的文案提纲，明确框架结构（类似于作文提纲）。形式随意，可以用思维导图工具XMind呈现，也可以用Word呈现，或者直接编辑在PPT空白页，甚至手写在白纸上。