内容提要

本书主要讲解小团队管理者高效开会的实战方法论，以实际场景和应对策略为背景，介绍小团队管理者在召开会议过程中经常遇到的问题、用到的工具和应用的方法。

本书分为6章，主要包括高效筹划会议的方法、会议开始前应做的全面准备、会议进行中需要实施的强力保障、会议结束后需要落实的工作、不同内容形式的会议应如何开、不同属性需求的会议应如何开等内容。

本书采取图解的形式，通俗易懂，贴近实战，且工具和方法丰富，适合企业各级管理者、各类团队管理者、创业者、中小企业主、管理咨询师、人力资源管理各级从业人员、培训师/培训工作从业者、管理类相关专业在校生参考阅读。

前言

瑞士的一家机构Doodle曾对美国、英国、德国和瑞士超过6 500名专业人士的1 900万次会议做了调查研究。结果显示，美国没有组织到位的会议造成了3 990亿美元的损失；德国、英国和瑞士的损失数字分别是736亿美元、581亿美元和331亿美元。

根据Doodle的调查结果：

44%的人认为，效果不佳的会议挤占了自己的工作时间；

43%的人认为，会议的结论不清晰，最终导致混乱；

38%的人认为，会议已经偏离了最初的目标；

31%的人认为，会议因为不重要的与会者而进展缓慢；

26%的人认为，会议的低效，直接影响到了与客户和供应商的关系。

会议在全世界各地的各类组织中每天都在召开，低效的会议也同样在各类组织中时常出现，影响着团队的沟通效率，让参会的员工苦不堪言。常开会的人，多少都经历过一些低效会议。

有人的地方，就会有沟通，而会议又是一种常见的群体沟通形式。既然会议是必需品，那么应该如何高效开会呢？一些世界著名公司的开会方法，能给我们提供借鉴。

1. 谷歌公司如何开会

根据曾任谷歌公司（Google Inc.）副总裁的玛丽萨·迈耶（Marissa Mayer）的描述，谷歌为了高效开会，是这么做的。

（1）开小会。

迈耶喜欢用大量小块的时间开针对特定问题的小会，而不是把问题集中在一起开大会。这样既可以及时解决问题，又有一定的灵活性。这一点也表现在迈耶的日常沟通中，她更喜欢用5～10分钟和员工谈话，而不是30分钟的长谈。

（2）会前明确议程。

谷歌的会议一定会有明确的议程，包括会议的大致内容，每项内容需耗费的大致时间，同时保持会议的灵活性。

（3）充分运用数据。

谷歌强调会议中一切要用客观数据说话，一切决策都应有量化数据支持，而不是以个人喜好来发表主观想法。

（4）注重会议纪要。

谷歌开会时会用很多投影，除了展示当前的会议内容外，还有一个投影专门展示当前的会议纪要，有时候还会用专门的投影显示会议计时。会议纪要可以明确会议输出，让未参与会议的人也能快速了解会议。

2. 亚马逊公司如何开会

根据日本亚马逊创始成员佐藤将之（Masayuki Sato）的介绍，亚马逊为了高效开会，会这样做。

（1）只开必要的会。

亚马逊信奉“能不开会就不开会，能一对一交流就一对一交流”的原则，尽可能减少会议时间，增加有针对性的一对一交流，让员工有更多时间去工作。

（2）高质量会议资料。

在亚马逊，开会禁止使用PPT，而是采用一种结构化备忘录的工具。

亚马逊创始人贝索斯（Jeff Bezos）曾经在内部邮件中说：“希望用4页备忘录来代替PPT。我们要的不仅仅是一段文字，而是一段结构清晰、叙述清楚的文字。如果有人只是在Word中用项目符号罗列了一些短句，这和PPT一样糟糕。”

亚马逊的会议资料主要就是会议前要准备的4～6页的备忘录。

（3）提前阅读。

亚马逊在会议前20分钟左右，会让大家一起安静地阅读这4～6页的备忘录。20分钟后，再讨论备忘录的内容，最终得出结论。

（4）会议落实。

亚马逊的会议最后，会议主持人会用3个W和所有参会者达成共识，3个W分别是who（谁），what（做什么），when（在什么时间做完）。