第1章

数据的获取

使用Excel管理数据的主要目的是高效、便捷地完成数据分析工业，但前提是所分析的数据必须是规范的。在工作中，我们经常会从不同来源、不同渠道获取数据，但有时获取的数据由于不规范，或多或少都存在问题。例如，从各种软件、数据库、网页等导出的数据不能直接用于求和计算，或者数据首尾有多余的空字符，或者导出的文本内容与解决方案不匹配；收到的数据报表格式不统一，汇总后无法进行图表、公式或数据透视表等操作。本章主要介绍规范数据的方法和规范数据表的样式，帮助用户提高Excel应用的基本技能，轻松建立适合自己实际工作需要的数据及表格，为进一步的数据处理和分析创造便利条件。

技巧001

批量导入文本数据

应用场景

很多软件导出的数据多为文本格式，即扩展名为TXT的文本文件。将文本格式的数据（以下简称文本数据）批量导入Excel有两种方法，一种是利用系统自带的获取外部数据功能；另一种就比较简单粗暴，即直接复制、粘贴。在导入文本数据时，对于一些特殊的数据，如一条有15位以上长数字的文本数据，Excel会将超出15位的数字自动置零。

解决方案

1．常规文本数据的导入

（1）现将图1-1所示的文本数据批量导入Excel。可在一个空白的Excel工作表中，单击【数据】选项卡下【获取外部数据】组中的【自文本】按钮，如图1-2所示。

图1-1

（2）弹出【导入文本文件】对话框，从中找到文本文件的存放位置，选中该文件后，单击【导入】按钮，如图1-3所示。

▲图1-2

图1-3

（3）弹出【文本导入向导-第1步，共3步】对话框。在该对话框下方的【预览文件】区域中可以预览即将导入数据的效果。如果该区域中显示的内容为乱码，可以通过选择【文件源始格式】中的【936：简体中文GB2312】选项获得正确的显示结果，单击【下一步】按钮，如图1-4所示。

（4）弹出【文本导入向导-第2步、共3步】对话框中，选择分列数据所用的分隔符号，系统默认使用的分隔符号为【Tab键】。观察【数据预览】区域中数据的分隔情况是否正确，如果显示的结果是把不相同的内容归入同一列中，可以通过选择其他分隔符号尝试解决。本案例无此问题，故保持系统默认的选择，直接单击【下一步】按钮，如图1-5所示。

▲图1-4

图1-5

（5）弹出【文本导入向导-第3步，共3步】对话框，在该对话框中可以设置即将导入的数据列的格式。例如，对日期类的数据选择日期格式等。操作方法：在【数据预览】区域中选中该列，在对话框的左上方选择格式类型。如果无须设置数据格式，可以直接单击【完成】按钮，如图1-6所示。

（6）在弹出的【导入数据】对话框中选择导入数据的存放位置，系统默认的是当前工作表，也可以选择新建一个工作表。如果无须新建工作表，可直接单击【确定】按钮，如图1-7所示。

▲图1-6

图1-7

至此，导入文本格式的数据操作全部完成，导入的数据样式效果如图1-8所示。

2．15位以上长数字的文本数据导入

除了常规的文本数据外，实际工作中我们还可能遇到一些特殊的数据，如银行卡号或身份证号码等长数字，如图1-9所示。银行卡号的长度一般是16位，身份证号的长度是18位。这时如果还按照上述案例中的常规方式导入，会出现图1-10所示的结果。

▲图1-8

图1-9

这是因为Excel默认只保留15位数字，超过15位的部分会自动置零。选中C2单元格，在编辑栏内可以看到超过15位数的数字被系统自动置零了，如图1-11所示。

▲图1-10

图1-11

为了避免发生这种情况发生，在导入数据时需指定身份证号码列按文本格式导入。导入过程可按照上述案例的操作步骤进行，不同之处在【文本导入向导-第3步，共3步】对话框中，选中银行卡号列，设置【列数据格式】为【文本】，如图1-12所示。身份证号列同样也需要设置成文本格式。