前言

使用数据可视化可以达到清晰、直观、形象地展示数据的目的，要想做好数据可视化，就可以借助图表。图表能够把大段烦琐的文字、海量的数据直观地展示出来，不仅能使读者或听众快速获取数据信息，而且专业的图表还能在工作中增强个人的职场竞争力，为升职加薪创造机会。

意识到图表的重要性后，越来越多的人开始花费精力和时间去学习图表。在与近万名职场人士的交流中，我了解到多数人都有这样的困惑：“图表种类那么多，我如何根据数据来选择最合适的图表呢？”

图表做出来是要给他人看的，所以选择合适的图表是关键。在本书中，我将图表展示目的分为强调数值、展示完成情况、描述组成、描述完成率等多种情况；并将表格中的数据分为单组数据、一类数据、二类数据和三类数据等类型。掌握制作图表的目的和数据类型等基本信息后，就可以根据书中的目录信息，快速挑选出合适的图表类型。

在实际工作中，很多职场人使用图表不仅是为了分析数据，还需要做报告。在使用PPT将图表展示给其他用户时，选择合适的展示方法来突出重点数据也是很重要的一环。

根据这样的情况，我开始着手编写本书，目的是“真正解决职场人士的问题”，而不是“软件教学”，毕竟Excel和PPT只是解决问题的工具而已。

如何让读者在看完这本书之后能够真正把学到的知识应用到自己的工作中呢？我将多年的工作经验和企业培训经验用案例化的方式进行演绎，使用一个个独立案例将Excel中的图表制作、PPT中的图表制作与PPT展示相关的知识点串联起来，避免出现“学的时候会，用的时候忘”的情况。在看完这本书，完成书中一个个案例后，你已经在不知不觉间学会了图表制作与展示的主要知识，并能够运用到工作中了。

同时，本书配套的电子资源中还提供了书中案例的教学视频和学习过程中所需的相关文件，可以帮助读者加快学习进程。扫描下方的二维码，关注公众号，回复55629即可获取本书配套学习资源下载方式。读者也可以加入QQ群809610774交流学习。

由于作者水平有限，书中难免有疏漏和不妥之处，恳请广大读者不吝批评指正。本书责任编辑的联系信箱：maxueling@ptpress.com.cn。

第1章

做图表之前你需要了解这些

1.1

图表在Excel中用于分析，在PPT中用于展示

在Office系列软件中，Word、Excel和PowerPoint（以下简称“PPT”）都提供了插入图表的功能，但是大部分人却不能区分这3款软件中图表的作用。下面通过一个员工信息表的案例，搞清楚三个软件中图表的作用。

假设你所在的公司有100名员工，你需要统计各个年龄段的人数。而这100名员工的数据通常会存储在Excel中，你可以通过数据透视表将这100名员工按照年龄进行分组，最终得到以下的结果。

这样枯燥的数据，无法直观地进行对比和分析，而这个问题可以通过插入图表来解决。

此时一目了然的是，41-50岁的员工是最多的。相比枯燥的数字，图表更易于分析。

当看到41-50岁的员工最多时，经过分析可以发现公司员工年龄偏大。如果将这个结果结合年终小结一起汇报给上司，此时就需要将这个图表放到PPT中。

PPT中的图表会结合一些样式和动画，将你的观点突显出来，让上司一看就知道：“我们公司41-50岁的员工太多了。”

在汇报结束后，上司会对你说：“你的工作做得很好，把这次的数据打印出来，我认真看一下。”这时就需要把图表复制到Word中，并将数据分析结果和建议一起以文字的形式放到Word文档中。

通过这个案例你就能很快地区分图表在Word、Excel和PPT中的作用了。在Excel中，图表主要用于分析，通常是给自己或团队人员进行查看；在PPT中，图表的作用是展示Excel中分析的结果，所以需要进行设计，如调整颜色、修改字体和添加动画等，目的是让分析的结果突出重点，让上司或客户信任你的分析结果和数据；通过Word就可把PPT中的图表和观点打印出来，供上司或客户仔细阅读。