第1章

做好PPT的规划

本章导读

在过去的短短20年里，信息技术带来的变革促使人们将大量的学习、工作和交流事务转移到了计算机上，人们传达观点、汇报工作、介绍产品和传播知识的方式也因此发生了变化，演示文稿软件在此背景下应运而生。

随着时代的发展，演示文稿软件的用户越来越多，应用的场合也越来越多。比如，作为一名大学生，需要在临近毕业时完成一场答辩；作为一名求职者，需要展示自己的履历和优势；作为一名职场人士，需要向领导汇报工作成果。不论何种情况，演示者都希望演示文稿能够起到给自己加分的作用。

1.1

想要说服谁

在学校时，我曾参与过一次小组学术讨论，参与者都是熟悉的同学和老师，一位同学的PPT让我记忆犹新。他在研究上很认真，在制作PPT上也下足了功夫。他在PPT中添加了大量的色彩和动画，一页页幻灯片让人眼花缭乱。伴随着快速切换的动画效果和夸张的音效，一场课题演示结束后，台下的观众似乎只记住了特效，对内容却没有过多的印象。

后来，在一个正式场合中，该同学又一次上台演示同一个课题。这次参与的老师和同学更多了，还有几位老教授坐在前排。让我们感到惊讶的是，他的PPT依旧是上一次小组讨论时所用的那份。后面的情况是可以预见的，这次演示因被教授的提问打断而提前结束，这位演示者也因此被追问了很多学术方面的问题。

从这个案例可以看出，当面对不同对象时，我们应该有不同的演示策略。一场演示就是一场交流，要完成一场优秀的演示，需要从观众入手。在演示前，应分析观众的关注点和需求，揣摩他们的心理。演示的关键不在于你有什么，而是观众想要听什么。

PPT存在的原因是让观众能够更好、更快地了解演示者希望传递的信息。因此，在开始制作PPT之前，先思考一下你所要面对的对象是谁。

1.2

从观众的角度思考

有一位法官朋友，应邀前往她儿子就读的小学做演讲，主题是法律的普及教育。她有点犯难了，她敏锐地感觉到这件事情没有看起来那么容易。在法庭上宣判没问题，在同行中演讲没问题，甚至在媒体面前宣讲也没问题，但怎样才能给小朋友讲明白法律呢？严密的逻辑和复杂的术语是否能被理解？答案当然是否定的。因此当她来找我商量时，我给她的建议是采用趣味性十足的卡通方式来进行演示，并且尽量减少专业术语的使用，转而讲一些容易理解的法理小故事。

减少专业术语的使用，就是一个从观众的角度思考的结果。即便演讲的主题本身是十分专业的，也应当尽量减少专业术语的使用，因为除了行业内部的研讨之外，很少会有观众对专业术语有清晰的认识。而大部分的术语都是晦涩、枯燥和抽象的，重复地使用各种专业术语会让最富有精力的听众也开始打瞌睡。

在当今世界，人人都是观众，人人也都是说服者。如果你不想让你的观众感到乏味和茫然，就得从他们的角度去思考。表1-1中列出的是两种常见的演示场景下，大多数观众的关注点。

表1-1　不同场景下观众的关注点

1.3

明确使用场合

PPT只是一种工具，虽然这种工具在当今十分流行，但这并不代表它就是唯一的选择。当一份PPT真的能够帮助你的时候，它才有存在的价值。

对于小范围的创意讨论，参与者追求的是无缝的沟通和跳跃的思维，所以可以使用圆桌会议的方式，用便签、白板来记录每一刻都在迸发的灵感。对于内部会议，发言人可以提前准备一份精简的打印文档，在会议刚开始时让其他成员在规定的时间内自行快速阅读，之后直接回答他们的提问。在这两种情况下，用PPT演示可能会显得累赘。

随着PPT的普及，很多人都会因为习惯而选择这样的演示方式，并不去思考适合与否。例如，一些咨询公司的可交付成果由原本严谨厚重的印刷版书册变为打印的PPT文稿，不管是形式还是内容都让人感觉不够完善。

在制作一份PPT之前，需要思考的问题是：我真的需要这一份PPT吗？在考虑过多种方案后，如果仍然觉得PPT是最好的选择，这时候再开始制作PPT会更有目的性。