内容提要

为什么建议职场中的你选择这本书？为什么建议你最好在大学毕业前选择这本书？

因为学会Excel，你可以：

1.让简历更受HR青睐

现在是处处都讲数据化管理的时代，如果你的简历赫然写着“精通Excel”，没有HR会理你！

但你在简历上这样写：能熟练运用VLOOKUP、IF、COUNTIF等解决数据计算问题；会用数据透视表进行数据统计和分析；会用条件格式让数据一目了然，提升表格的易用性；能熟练制作折线图、散点图、漏斗分析图、一页纸报告。效果可能就会不一样，它会成为你求职的核心竞争力。

2.创造更多的个人时间

几百份Word版的问卷，登记结果、再统计分析，没有大半天做不完。天天熬夜加班的“表哥表妹”，哪儿还有时间逛街、看剧、谈对象？

学好Excel，一键转录，加上数据透视表，三下五除二，十分钟搞定。

3.掌握一门现代办公的通用语言

企业通讯录、客户信息管理、生产计划排期、经营分析，小到App，大到ERP，无时无刻不在产生各种数据。

Excel兼容几乎所有的数据文件，是各种系统之间的桥梁，更是整理数据、输出可视化报表的重要工具。Excel是现代办公室的通用语言，你必须得会。

快，和秋叶一起学Excel！

7

简单快速让数据说话

从复杂的数据概括出简单的信息并形成结论，就是数据分析的过程，然而仅仅统计出结果实则并没有真正完成分析：

·你能一眼看出排名前5的数据吗？

·你能快速找到超标的数据吗？

·你能图形化呈现数据的内在规律吗？

·你能看出有哪些数据低于平均值吗？

·你知道什么是热力图吗？

本章将带你一探究竟，Excel当中简单、好玩又智能的可视化手法。

7.1

喜形好色的老板

我该用什么函数公式？

我想在费用统计表的右边增加一列，并对每一行都用文字描述一下该行费用的超支和节约情况。但是每一行都手写的话，工作量太大了。用什么函数公式可以自动生成这些文字描述呢？

用连字符“&”可以将表中的数据和相应的文本连接起来，形成完整的描述。可是，为什么要这样做呢？小张说：“老板想看时，只看右边一列的文字描述就清清楚楚了。”

其实，小张的真实目的是想让老板阅读报表时更省心省力，出发点特别好，然而方法却不实用。仔细一想，如果上百行数据，每一行都有一段文字描述，那阅读文字和直接看数据比起来，哪个更轻松呢？好像还不如直接看数据。

要让数据一目了然，更好的方式是数据结论可视化，从而让人一看就懂，而不是用更加难以阅读的文字去描述。

科学研究发现，我们人类的眼睛对颜色、形状、大小等视觉化的信息会更加敏感。应用到Excel中，我们可以将符合条件的数据用各种颜色、大小、图标、图表等视觉元素呈现出来。看过下面几个例子后，你就知道它有多强悍。

暴露不达标

小明做了一张团队绩效考核表，该表可以根据填写的数据自动计算每个人的平均分数，以及每个季度不达标的人次。

▲素颜的团队绩效考核表

该考核表仅仅只有数据计算的结果。然而当老板问他：“到底是哪几个人最终的评级不达标？哪几个人在各个季度评价中得过C呢？”

小明一通乱指，自己都觉得好尴尬。但是如果他在该表的基础上，配置条件格式的规则，就能达到让人眼前一亮的效果。其中绿黄红灯分别代表ABC等级。

做到上图的效果，不用我说，阅读者自己就能一眼看到关键的数据。这就是数据可视化，直接在表格中使用颜色、形状、大小、图标等视觉化的元素，让你想要表达的数据结论一目了然。在Excel中，利用条件格式可以轻轻松松实现各种可视化效果。

状态看得见

活动策划小兵，制作了一份表格用以跟进准备工作的完成进度。如果能以四分圆形图标的形式展现哪些已经完成、哪些工作尚未开工，工作进度状态就会变得一清二楚。

▲工作进度跟进—设置前

▲设置后

Excel中提供了丰富的图标集，用以展示数据的不同状态。