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第1章

这样的表格才专业

在阅读表格时，我们会先研究表格中包含了哪些数据，换句话说就是先理解表格结构。如果一个表格结构混乱，那么别人就需要花费大量的时间和精力去解读“这份表格在说什么”，从而产生一种“看到表格就头疼”的错觉。你在解读别人的表格时可能会有这样的困扰，别人在解读你的表格时，也可能会产生同样的困扰。

如何才能让Excel表格不令人头疼呢？那就需要让表格“一目了然”。一个一目了然的表格需要完成3个设置：修改布局、设计样式和提高文字可读性。

在职场中，常见的表格分为两种，一种是数据表，它的结构清晰，一行就是一条数据，一列就是这些数据的一个属性，这些数据往往都未经过计算；另一种是报表，通常包含的是经过计算的数据。

本章会从零开始制作一个数据表和报表，通过对数据表和报表进行修改布局、设计样式和提高文字可读性等操作，让你完全掌握一个一目了然的表格该有哪些操作要点。

1.1 清晰的表格布局

一个一目了然的表格，首先要做到的就是表格布局要清晰。表格布局包括表格的位置、单元格的行高和列宽等内容。

新建一个Excel文档，并将工作表重命名为“数据表”，然后打开本书配套教学资源中的“案例.docx”文件，将第1张表格选中，并按“Ctrl+C”快捷键进行复制，然后在Excel表格中按“Ctrl+V”快捷键进行粘贴。

1.1.1 表格不要从A1单元格开始

在日常使用中，很多人习惯从左上角的A1单元格开始，而高手们则会从B2单元格开始。

如果表格从A1单元格开始，会有如下两个问题。

① 看不到表格的上边框和左边框。这样会导致表格在打印时容易出现错误。

② 无法一目了然地确定当前表格是否到了边界。需要通过观察滚动条的位置才能确定表格的上方和左边没有数据了。

而表格从B2单元格开始，则可以避免以上两个问题：表格所有的外边框都可以看到，而且可以一目了然地确定当前表格的上方和左边没有数据了。

如何让表格由从A1单元格开始变为从B2单元格开始呢？在A1单元格上方插入一行，左侧插入一列即可。在需要插入行的位置（行号“1”）上单击鼠标右键，单击“插入”。在插入列的位置（列号“A”）上单击鼠标右键，单击“插入”。也可以直接选中第1行，按“Ctrl+Shift+=”快捷键；或选中第1列，按“Ctrl+S-hift+=”快捷键。

然后拖曳第1行和第2行之间的细线以调整第1行的高度，拖曳A列与B列之间的细线以调整A列的宽度。

1.1.2 用文字列把数字列隔开

在下表所示的案例中有7列数据，其中“姓名”列和“婚姻状态”列是中文文字，“身份证”“联系方式”“入职日期”“基本工资”“业绩目标”等列为数字。

从“身份证”列到“业绩目标”列共有5列，其内容全部是数字，会导致在解读数据时多个数字相互混淆。为了避免这样的情况发生，可以将文字列放置在数字列中间。

在本案例中，“姓名”列作为主要数据，不能调整位置，“婚姻状态”列则可以随意调整位置。将“婚姻状态”列放到“联系方式”列和“入职日期”列中间，这样可以有效地降低数字间相互混淆的可能性。

1.1.3 快速自动调整列宽

在设置完表格从B2单元格开始后，接下来的布局设置就是调整表格的列宽。设定列宽的基本原则是，让每个单元格里的文字、数字都能全部呈现在表格中，并且没有多余的空隙。

使用手动拖曳单元格边界线来设置列宽的方法，难以调整得恰到好处，有没有什么办法能够根据整列数据的长度来自动调整列宽呢？可以使用“双击列间隙”的方法来实现。例如需要调整B列的宽度，那么就将鼠标指针标放置在B列和C列中间的间隙处，然后双击，Excel即可根据B列的内容自动调整列宽。