第1章

办公文档的录入与编排

Word 2021是微软公司 Office办公套件中强大的文字处理软件。本章通过制作会议通知、制作员工入职合同两个案例，系统讲解Word软件的录入与编排功能。

1.1

制作会议通知

会议通知指会议准备工作基本就绪后，为方便与会人员提前做好准备而发给与会人员的通知。

会议通知文档制作完成后的效果如下图所示。

会议通知往往都是一页文档，其结构简单，包含标题、正文、落款和日期。会议通知文档的制作主要涉及文本的录入与格式的修改，制作思路和涉及的主要知识点如下图所示。

1.1.1　创建会议通知文档

在开始编排会议通知文档之前，我们需要创建一个空白文档。

打开Word软件之后，在软件窗口中单击【空白文档】选项，如下图所示，即可快速完成空白文档的创建。

1.1.2　保存会议通知文档

创建好空白文档之后，需要将文档保存在对应的文件夹中，防止在后续编辑过程中因操作失误而丢失文档。

⇨ 第一次保存会议通知文档

在空白文档窗口中，❶按【F12】键打开【另存为】对话框；❷在对话框中打开对应的文件夹，然后在【文件名】文本框中输入“会议通知”；❸在【保存类型】中选择“Word文档（*.docx）”；❹单击【保存】按钮，完成会议通知文档的第一次保存。

⇨ 在编辑过程中保存文档

在编辑文档的过程中，应养成随时保存文档的好习惯，按快捷键【Ctrl+S】就可以快速完成文档的保存，此时标题栏中文件名的右侧会出现“已保存到这台电脑”的字样。

1.1.3　编辑会议通知文档内容

会议通知文档的新建和保存操作完成之后，就可以开始编辑会议通知文档的正式内容了。会议通知一般分为标题、正文、落款和日期3个部分，输入完一部分内容之后，需要按【Enter】键换行，再进行下一部分内容的输入。

1. 快速录入，复制粘贴通知正文

　将光标定位在文档左上方的第一行，输入“会议通知”4个字，完成后的效果如下图所示。

　打开素材文件夹中的“会议通知.txt”文件，按快捷键【Ctrl+A】全选所有文本内容，再按快捷键【Ctrl+C】复制文本内容。

　返回会议通知Word文档中，按【Enter】键让光标换行，然后按快捷键【Ctrl+V】将复制的文本内容粘贴在文档中，如下图所示。

2. 快速整理，批量删除正文中的空格、空行

从其他文件中向Word文档中复制粘贴内容时，经常会出现很多空格和空行。此时可以使用“查找和替换”功能批量删除它们，具体操作如下。

　❶按快捷键【Ctrl+H】打开【查找和替换】对话框，❷单击【更多】按钮展开完整的界面，❸取消勾选【区分全/半角】选项。

　❶将光标定位在【查找内容】文本框中，输入“^w”（其中“^”需要同时按【Shift】键和键盘上方的数字键【6】输入）；在【替换为】文本框中什么都不输入；❷单击【全部替换】按钮；❸此时软件会弹出对话框提示完成了多少处替换，单击【确定】按钮，完成空格的替换。

　再次按快捷键【Ctrl+H】打开【查找和替换】对话框，❶在【查找内容】文本框中输入“p”（^p代表一个段落标记，两个段落标记连在一起产生一个空行）；❷在【替换为】文本框中输入“^p”；❸单击【全部替换】按钮执行替换操作；❹在弹出的提示对话框中单击【确定】按钮。

3. 巧用Word，输入落款和日期

　将光标定位在通知内容的最后，按【Enter】键，在下一行输入企业名称，效果如下图所示。

　按【Enter】键，将光标换至企业名称的下一行，❶单击【插入】选项卡，在功能区中单击【日期和时间】图标，在弹出的【日期和时间】对话框中❷选择日期格式，❸单击【确定】按钮，❹就可以快速插入当前的日期。

1.1.4　修改会议通知文档的格式

1. 修改标题格式，使其居中对齐于文档中部

会议通知中标题的字号应比正文内容的字号大，而且标题需要对齐到文档中部，因此需要对标题的字体和段落格式进行设置。